Как хранить электронные документы

Электронный документооборот — очень популярная тема. Его легко подключить и настроить, а обмениваться документами можно за пару секунд. Но рано или поздно у пользователя ЭДО возникнет вопрос — как же хранить электронные документы?

Бумажные архивы — дело привычное, но хранение электронных документов , безусловно, имеет свою специфику и особенности.

Важная информация

Электронная документация хранится почти так же, как и документы в бумажном формате. Ее хранение регламентируют те же законодательные нормативы, например, закон № 125-ФЗ, подробно описывающий принципы архивного дела в России. Что касается конкретных требований относительно документов бухгалтерии, их описывает закон № 402-ФЗ о бухучете.

На какие нюансы все же следует обратить внимание:

1. Хранение. Для электронных документов нужна четкая техническая инфраструктура. Необходимо принять решение о месте хранения документов и о носителях, на которых они будут находиться. Их можно хранить в облачном сервисе или локально. При этом необходимо учесть, что любой физический носитель со временем устаревает.

2. Воспроизведение. Простого сохранения электронного документа недостаточно для полноценной работы. Всегда нужна возможность его повторного воспроизведения. Основная сложность — постоянное изменение формата ЭД. Например, основным форматом ЭД до недавнего времени был .doc, а теперь он изменился на .docx и .pdf.

Что касается ответственности за процессы хранения и воспроизведения электронной документации, ее несет тот, кто оплачивает налоги. К примеру, в законе о бухучете прописаны все текущие требования касательно этого.

Если документы нужно хранить в течение длительного времени, пользователь неизбежно сталкивается с проблемами обеспечения их постоянной читабельности и создания подходящей инфраструктуры.

Как хранить электронные документы

Независимо от того, какой объем документации у вас имеется и насколько интенсивны процессы обмена, вам следует правильно организовать ее хранение. Есть несколько способов создания своего архива в электронном формате.

В качестве простого и доступного способа хранения ЭД можно использовать принцип локального архива. Всю документацию надо собирать в одной папке. При наличии в организации или на предприятии локальной сети попросите ее администратора о создании спецпапки и обеспечьте себе настройки с правом доступа.

Индивидуальный электронный архив

Есть и более продвинутые решения — системы электронного документооборота или электронные архивы. Первоначально они формировались в целях сохранения внутреннего обмена, что способствовало применению подобных алгоритмов для сохранности внешней документации.

СЭД — это комплексное решение для администрирования нормативно-технической документации, которое позволяет оставлять документацию в базе данных, дает к ней онлайн-доступ и регулирует доступ.

Хранение в облаке

Это самый выгодный и распространенный способ хранения. Все отображаемые файлы хранятся на облаке, не занимают места на персональном компьютере. Вы можете открывать и создавать файлы на компьютере, а потом просматривать их в облаке через браузер. Одновременно можно подключить несколько облачных хранилищ от любого разработчика.

Для законодательства не имеет значения, какой метод сбережения вы выберете. Регулирующие органы не станут принуждать вас применять то или иное ПО, для них более важно, как соблюдаются правила передачи документации и какой сертификат ЭП применяется для подписания.

Использование готовых систем

Лучше всего воспользоваться готовыми решениями, которые предлагают операторы ЭДО. Как правило, их сервисы сочетают в себе достаточно широкую функциональность от загрузки новых форм документов до их бессрочного хранения.

К таким системам относится «Астрал Онлайн». Он объединяет преимущества электронного архива и облачного хранилища: все документы хранятся на защищенном сервере, а посмотреть их можно из любой точки мира.

Тем, кто привык работать с 1С, лучше обратить внимание на сервис «1С-ЭДО». Здесь можно создавать и передавать любые электронные документы через «1С:Предприятие». Сервис гарантирует качество и надежность в плане передачи и хранения документации.

Сроки хранения и проверка юридической силы

Сроки хранения предусмотрены бухгалтерским и налоговым российским законодательством. Исходя из закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», документы должны храниться 5 лет после года их применения для формирования бухотчетности в организации. Эти правила в равной степени охватывают бумаги и электронную документацию.

Независимо от срока сохранности электронной документации, нужно уметь четко идентифицировать ее правовой потенциал с помощью электронной подписи. Закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» гласит, что при проверке подписи сертификат ЭП либо является действительным, либо имеет доказательства того, что он действовал на момент подписания.

Если сертификационный центр, выдавший квалифицированные сертификаты, внезапно перестает существовать, то все сведения о подписях поступают в главный сертификационный центр. Этого хватит для решения вопросов с правовой действительностью документации с продолжительными сроками хранения.

Регламент хранения электронной документации все еще разрабатывается. Имеется перечень правил, содержащий фрагментарные указания по сохранности ЭД, но отсутствует ключевой документ. Закон «Об архивном деле» нуждается в серьезных доработках, потому что он был создан до появления ЭДО.

Однако это не мешает предпринимателям выстраивать собственную практику. Законодатель дает массу общих инструкций, которые можно смело и ответственно внедрять в формирование конкретных правил, отраженных соответствующими локальными нормативно-правовыми актами.