Внедрение МИС в клинике

Медицинская информационная система, или МИС, объединяет в себе все компоненты, необходимые для управления клиникой. В неё включены: база личных и медицинских данных пациентов, отчётность, маркетинговые кампании, бухгалтерия, и многое другое. Автоматизация медицинского центра с помощью МИС помогает налаживать бизнес процессы, быстрее масштабироваться, оптимизировать расходы.

Как выбрать МИС для клиники

МИС вовлекает в себя все жизненно важные процессы в клинике, поэтому необходимо осознанно подойти к процессу выбора.

Для начала, определите какие основные цели у внедрения. Какие проблемы должна решить система? Что нужно будет автоматизировать? По каким параметрам бизнеса будет оцениваться успех внедрения (например, рост прибыли на определённый процент, снижение количества отказов и неявок). Желательно ещё составить примерный план как МИС будет интегрироваться в планы и цели вашей клиники и помогать достигать их.

Далее, смотрите на функционал — он должен подходить именно вам. Не берите самый минимум, чтобы была гибкость, но и максимальную комплектацию тоже, чтобы не перегружать и систему и сотрудников. В идеале, найдите систему, которая даст вам необходимый базовый набор и позволит “добрать” новые функции по мере необходимости.

Обязательно вовлекайте своих коллег. Организуйте серию встреч, где вы сможете обсудить ожидания и необходимый набор сервисов, который должен быть в новой платформе. Отдельно стоит обратить внимание на то, чего вашим сотрудникам хотелось бы избежать при работе с новой системой.

Разговор с коллегами

Изменения часто встречаются в штыки. Вам будет необходимо провести работу с сотрудниками, чтобы упростить задачу внедрения и избежать дополнительных конфликтов.

• Будьте открыты, делитесь планами, рассказывайте какие у вас цели и как это поможет коллективу.

• Проговорите момент, что новая система может даться нелегко, особенно поначалу, и что это нормально. Иногда мы критикуем то, с чем боимся не справиться. Важно, чтобы все понимали, что от них не ждут мгновенного и полного понимания работы новой программы.

• Расскажите о тренингах и обучающих материалах. Это поможет избежать ощущения, что начальство спускает задачу сверху и заставляет разбираться во всём самостоятельно.

• Поделитесь конкретными улучшениями, которые будут доступны с новой МИС. Говорите не о глобальной пользе продукта, а о маленьких нюансах, которые раздражают и мешают в нынешней системе и будут устранены в новой.

Люди боятся показаться некомпетентными, наделать ошибок, не понимают ценности изменений, или же просто ленятся. Старайтесь оперативно отвечать на все вопросы по ходу проекта и отслеживать назревающее недовольство до того, как оно выльется во что-то серьёзное.

Разговор с представителями разработчиков

Не бойтесь общаться с представителями компании МИС и задавать им вопросы. Чем больше и подробнее вы разузнаете на начальном этапе, тем меньше проблем и забот будет потом.
 

Если вы не знаете, о чём спросить, можете воспользоваться нашими подсказками:

1. Какие функции самые популярные в продукте. Скорее всего, вам расскажут о них на презентации, но если нет, то стоит дополнительно запросить такой список.

2. Самый недооценённый функционал МИС. У многих продуктов есть элементы, которые закрывают важные потребности клиентов, но в силу разных причин не пользуются популярностью. Например, регулярные отчёты помогают бизнесу анализировать и предугадывать тренды, но ими часто пренебрегают, как не самой критичной задачей.

3. Типичные трудности клиентов в работе с системой и как их предотвратить. Скорее всего, вы тоже столкнётесь с этими трудностями на этапе тестирования. Будет лучше, если вы заранее узнаете о всех нюансах, и работа с демо версией пройдёт лучше и быстрее.

4. Как устроена работа технической поддержки. Обязательно выясните нужно ли доплачивать за поддержку, какие часы доступны для обращения, в каком формате проходит общение.

5. Цели компании вендора (в каком направлении они движутся как бизнес, какие планы на МИС). Это важно, ведь вы внедряете систему, которая проработает у вас несколько лет, поэтому нужно понимать, планирует ли разработчик дальше развивать и поддерживать платформу.

6. Как МИС помогает клиникам экономить. Расспросив об этом, вы можете узнать о неочевидных методах оптимизации.

7. Доступные каналы и инструменты привлечения пациентов. МИС для медицинской клиники — это не только способ автоматизировать процессы и управлять клиникой, но и мощный инструмент для продвижения. Возможно вам стоит подключить команду маркетинга на обсуждение работы с существующими и потенциальными клиентами, чтобы точнее оценить выгоду от системы.

8. Какие интеграции доступны с партнёрами МИС уже сейчас. Насколько легко будет интегрировать сторонние продукты. Даже если сейчас вам это не нужно, лучше изначально инвестировать в платформу, которая не будет ограничивать вас в развитии.

На что обязательно стоит обратить внимание

Полный список требований к системе будет зависеть от профиля, размера и планов вашей клиники. Однако есть несколько универсальных требований, которые важны для всех:

• Опции по тренингу для персонала. Здесь работает правило “чем больше, тем лучше”. В идеале, вам должны быть доступны онлайн ресурсы (документация, разъясняющие видео, вопрос-ответ) и помощь от компании-разработчика (почта, на которую всегда можно написать, обучающие звонки и вебинары).

• Лёгкость в использовании. Обратите внимание, что легко должно быть сотрудникам с разным уровнем компьютерной грамотности. Включите несколько людей в небольшое тестирование, проверьте насколько интуитивен и понятен интерфейс.

• Безопасность и отказоустойчивость. Не важно сколько классного функционала предлагает МИС, если она не уделяет должного внимания безопасности данных и доступности сервиса.

• Соответствие всем требованиям законодательства. Сотрудничайте только с теми платформами, которые уже полностью соответствуют нынешнему законодательству.

• Репутация и отзывы клиентов - не полагайтесь на них на 100%, но обязательно присмотритесь о чём говорят чаще всего. Если большая часть отзывов о том, что техническая поддержка долго отвечает, то скорее всего так и есть.

Если вы переходите на новую МИС

Внедрение абсолютно новой системы, и переход на альтернативную вашей платформу — это два разных проекта. Поэтому мы хотим обратить ваше внимание на несколько ключевых моментов:

• Убедитесь, что весь необходимый вам функционал из старой системы будет доступен в новой.

• Пересмотрите свои бизнес процессы до того, как начнёте активно рассматривать новые системы. Возможно, вы сможете оптимизировать или упразднить отдельные рабочие моменты, и вам не нужно будет тащить весь багаж в новую МИС.

• Проанализируйте и согласуйте процесс миграции данных с вашей нынешней и потенциальной МИС. Перенос информации может оказаться сложным процессом с множеством нюансов. К этому надо быть готовым.

• Включите несколько коллег в тестирование системы. Это поможет собрать больше разной обратной связи, а заодно сразу познакомите команду с новым интерфейсом.

• Запланируйте дополнительные тренинги и сессии вопрос-ответа с разработчиком. Переучиваться часто сложнее, чем начинать с чистого листа. Новая платформа должна помочь вашему бизнесу, а не ввести его в хаос, поэтому лучше позаботиться о дополнительных источниках информации и помощи на первых порах.

Выбор МИС для медицинской клиники — важный процесс, который может занять много времени. Не торопитесь на этапах планирования и тестирования, вовлекайте коллег и не бойтесь задавать вопросы разработчикам. Помните, что чем больше внимания вы уделите проекту, тем больше пользы и выгоды сможете получить от МИС впоследствии.